Derrière le simple fait de vendre un article en magasin se cache une multitude d’actions qui vont de la commande auprès d’un fournisseur jusqu’à la vérification comptable du paiement. Et sans une gestion globale de l’ensemble du processus, cela peut rapidement devenir un véritable cauchemar ! Pourtant des solutions existent : adaptées à vos besoins, au fonctionnement de votre activité, simples d’utilisation et abordables.

La société InfoSwitch* a démarré ses activités il y a 3 ans en basant la gestion de son stock et de ses vente sur la solution PrestaShop. En magasin, une caisse enregistreuse standard est utilisée mais ne permet pas de différencier les paiements en espèce des paiements par carte. La gestion des clients se fait sur une fiche Excel et les écritures comptables sont reportées manuellement dans un outil spécifique. Les affaires se développant, il est devenu nécessaire d’avoir une personne à temps plein pour maintenir la cohérence des données entre ces différents éléments.

Approché par InfoSwitch pour trouver un moyen de simplifier ce processus, nous leur avons présenté des possibilités d’amélioration conservant les éléments critiques (boutique en ligne PrestaShop, outil comptable certifié) et amenant des solutions open source et évolutives pour gérer les ventes, les paiements ainsi que les factures et les comptes clients. De plus les code-barres des articles ont pu être exploités sans passer par une longue phase préalable de report, article par article, dans PrestaShop.

La caisse enregistreuse a ainsi été remplacée par un simple ordinateur connecté à internet et équipé d’un scanner code-barre, d’une imprimante à rouleau pour les petits tickets et une imprimante A4 pour les documents comportants des références au client ou des informations de garantie. Le processus de vente à la caisse a été amélioré en intégrant des raccourcis vers certains articles fréquents ou services sans code-barre ainsi que la prise en charge de différents moyens de paiement avec ventilation automatique dans les comptes bancaires correspondants. Bien évidemment le stock est mis à jour immédiatement dans PrestaShop. Les comptes clients, listés sous Excel, ont été importés dans l’ERP Dolibarr et peuvent être appelés depuis la caisse enregistreuse pour lier une vente à un client particulier. La solution prend notamment en compte l’assujettissement ou non à la TVA, le respect du plan comptable, l’export des résultats financiers, une différenciation des particuliers et des entreprises.

Le coût de ce développement, sans frais annuels, est équivalent à la licence d’un produit similaire pour 12 mois, sans libre accès au code source et nécessitant de remplacer l’intégralité des outils utilisés préalablement.

A noter que ce genre de solution a également été adaptée pour les boutiques en ligne BoutikOne.

*InfoSwitch: nom d’emprunt

11 septembre 2015